Gewinn von Ausschreibungen: Bedeutung des Vergabeverfahrens
Öffentliche Stellen müssen bei Ausschreibungen ein offenes Vergabeverfahren durchführen. Die Konditionen sind also einsehbar. Bewerbungen lohnen sich immer, denn das Auftragsvolumen beträgt allein für Deutschland rund 400 Milliarden Euro jährlich, für die EU sind es über 1,5 Billionen Euro. Davon können auch KMU profitieren. Wenn ein Vergabeverfahren ab einem bestimmten Volumen offen ist, sollten sich Unternehmen die Ausschreibung sehr genau ansehen. Sie ist standardisiert, was auch den Bieter zu einem standardisierten Angebot zwingt. Unsere Konzepte und Strategien für das Gebot orientieren sich daher nicht nur am Preis, sondern auch an der Einhaltung aller Formalitäten. Folgende Fehler sind unbedingt zu vermeiden:
- verspätete Angebotsabgabe
- Abgabe im offenen Umschlag
- fehlende Unterschrift (Rechtsverbindlichkeit!)
- unvollständiges Angebot (fehlende Preise, ungenaue Leistungsbezeichnung)
- unzulässige Preisabsprachen mit der Konkurrenz
- unerlaubte Änderungen an Verdingungsanlagen
- unzulässige Nebenangebote
- falsche Angaben zur Leistungsfähigkeit
Wettbewerbsvorteil durch gute Konzepte und Strategien
Der Kern unserer Strategie ist die gründliche Vorbereitung. Im ersten Schritt holen wir möglichst viele Informationen über den Auftraggeber und die Aufträge ein. Begleitet wird diese Recherche durch eine umfassende Marktanalyse, welche die Beobachtung von öffentlich vergebenen Aufträgen einschließt. So gibt es beispielsweise öffentliche Auftraggeber, die relativ regelmäßig bestimmte Leistungen ausschreiben. Das ist sogar eher die Regel. Daher gehört zu unseren Konzepten, für ein Kundenunternehmen solche Aufträge zu beobachten und zu analysieren, um schon vor der nächsten Ausschreibung entsprechend positioniert zu sein. Das verschafft Ihnen einen Informationsvorsprung, der sich sehr positiv auf Ihr Angebot auswirken wird. Gleichzeitig beobachten wir Ihre Mitbewerber. Möglicherweise haben Sie im Bewerberfeld die Nase vorn, doch es kann auch für bestimmte Ausschreibungen Unternehmen mit deutlich besseren Anforderungsprofilen geben. Dann raten wir von der aufwendigen Bewerbung eher ab: Es wird genügend andere Ausschreibungen geben, bei denen Sie bessere Chancen haben. Wenn Sie sich zu einem Angebot entschließen, bereiten wir dieses gern gründlich für Sie vor. Dabei evaluieren wir auch Preisspannen – diejenigen, mit denen Sie arbeiten können, ebenso aber die möglichen Offerten Ihrer Konkurrenz.
Gründliche und passgenaue Kommunikation mit dem Auftraggeber
Es ist vollkommen legitim, sich beim Auftraggeber über Details zu informieren – es sei denn, die Vergabeunterlangen schließen den persönlichen Kontakt explizit aus. Das kommt in einigen Fällen vor. Vielfach dürfen sich Bieter aber gern melden, um sich auf offizielle Bieterfragen vorzubereiten.
Referenzen exakt benennen
Ihre Chancen für den Zuschlag steigen deutlich, wenn Sie schon ähnliche Projekte stemmen konnten. Auf diese verweisen wir gern im Kontext Ihres Leistungsprofils. Solche Selbstdarstellungen halten wir möglichst kurz, aber informativ. Das betrifft auch weitere Aussagen zu Ihrem Unternehmen. Ihre Firmenbroschüre über 70 Seiten möchte sich der Auftraggeber nicht durchlesen. Auch die Kernkompetenzen Ihrer Mitarbeiter muss er nicht in allen Details kennen. Es interessieren ihn diejenigen Fakten, die zum Auftrag passen. Er muss also auch nicht Ihren kompletten Maschinenpark inklusive aller Wartungsverträge kennen: Eine Aufzählung der Maschinen, die beim Auftrag zum Einsatz kämen, genügt völlig.
Gewinn von Ausschreibungen über die Preiskalkulation
Natürlich gewinnen Sie, wenn Ihre Leistungen top sind und Sie keinen der oben beschriebenen Fehler gemacht haben, die Ausschreibung letzten Endes über den Preis. Sie müssen aber nicht in jedem Preisdetail die Konkurrenz komplett unterfliegen. Wenn beispielsweise ein Konkurrent etwas kürzere Wege als Sie hat und daher Verkehrskosten niedriger kalkulieren kann, haben Sie dennoch gute Karten, wenn Ihre Leistung insgesamt mehr überzeugt und Sie diese abzüglich der Verkehrskosten zum selben Preis wie der Konkurrent anbieten können. Der Entscheider versteht den objektiven Fakt der Anfahrtskosten aufgrund Ihres Standortes. Des Weiteren raten wir von kostenpflichtigen Zusatzangeboten zum ausgeschriebenen Auftrag grundsätzlich ab. Sie sollen exakt das leisten, was die funktionale Leistungsbeschreibung verlangt. Sie brauchen auch nicht für den Auftraggeber „mitzudenken“ (diese Position wäre doch sehr nützlich für ihn, auch wenn er es jetzt noch nicht weiß): Der Entscheider wird nur die höheren Kosten sehen. Natürlich darf auch nichts fehlen, was der Auftrag verlangt. Nicht zuletzt geht es um absolute Preistransparenz.
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